معرفی نرم افزار MSP

نرم افزار MSP و یا همان  Microsoft Project، یکی از نرم افزارهای مجموعه آفیس است که برای اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه استفاده می شود. از مزایای این نرم افزار که موجب محبوبیت آن در بین کاربران شده است می توان به محیط کاربرپسند، یادگیری آسان، امکان تعریف تاریخ های شمسی و بازگشت به عقب (Undo)، نام برد.
در این مقاله سعی داریم با پرهیز از مطالب اضافی و بدون کاربرد، مطالب مهم و ضروری و در عین حال کاربردی که در حال حاضر در اکثر پروژه از آن استفاده می شود و مورد تایید مدیران پروژه است، را مورد بررسی قرار دهیم.

معرفی نرم افزار MSP

MSP مخفف عبارت Microsoft Project است. نرم افزاری ساده و کاربردی از خانواده مايکرو‌سافت آفيس است که به منظور مديريت پروژه ها طراحي و توليد شده است. اين نرم‌افزار با قرار دادن تصوير بزرگي از پروژه پيش روی کاربران امکان بررسي و ثبت مراحل کار را براي کاربران امکان پذیر می سازد. در واقع اين نرم افزار به شما کمک می کند با ثبت و سازمان دهي ايده های خود آن‌ها را تا مرحله اجرا پيش ببريد.
با استفاده از نرم افزارMSP، مدیران پروژه مي توانند به راحتی و به ساده‌ترين شيوه‌ی ممکن زمان اجرا و تکميل  کليه فعاليت های پروژه را تخمين بزنند و از اجراي و تحويل به موقع پروژه اطمينان حاصل نمایند، همچنین در زمان  آغاز عمليات اجرايی پروژه نيز می ‌توانند با ثبت تاريخ‌های واقعي آغاز و پايان هر فعاليت اطلاعات را به‌روز ‌رسانی کنند.
به این صورت که در اين زمان نرم افزار، سرعت و روند پيشرفت برنامه ها را با توجه به زمان بندی واقعی ثبت شده مجدداً محاسبه خواهد کرد و مشخص خواهد کرد  با توجه به زمان بندی جديد، پروژه چه زمانی زودتر و يا ديرتر از برنامه پيش بينی شده به اتمام خواهد رسيد.
يکي ديگر از مزايای استفاده از اين نرم افزار ارائه گزارش های دوره‌ای با قابليت چاپ است. بنابراين مي توان ادعا کرد اين نرم افزار به افزايش قابليت هاي مديريتي افراد در زمينه های زمان بندی، برنامه ريزی منابع، گزارش گيری و گزارش دهی و غيره کمک مي کند.

قابلیت های نرم افزار MSP

همچون سایر نرم افزارهای مدیریتی، این نرم افزار هم کم و کاستي هایی در مقايسه با ساير نرم افزارهای شبيه به خود دارد اما در ميان کاربران خود در دنيا و ايران جايگاه ويژه خود را حفظ کرده است. و دلیل این محبوبیت با توجه به قابليت های زياد و کاربردی این نرم افزار است.
در ادامه به معرفی برخی از این قابلیت ها می پردازیم:

1. تعریف تقویم پروژه و منابع
2. تعریف WBS و فعالیت ها
3. تحلیل مسیر بحرانی
4. تعریف محدودیت های زمانی (Constraint)
5. تعریف فیلتر
6. تعریف، تخصیص و تسطیح منابع
7. نماهای متنوع (Task Usage و Calendar ,Network Diagram)
8. محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای فعالیت ها و پروژه
9. تهیه برنامه مبنا (Baseline)
10. ماکرونویسی (Macro)
11. به روز رسانی (Updating)
12. گزارش گیری (Reporting)

مزايای استفاده از نرم افزار MSP

در قسمت های بالا به برخی از مزایای این نرم افزار اشاره کردیم. این نرم افزار با ارائه ابزار‌‌های مديريتی مناسب و کاربردی به مديريت هر چه موثرتر و دقيق تر پروژه‌‌‌‌ها در سازمان ها کمک می کند. مديران پروژه ها و به خصوص پروژه های عظيم با استفاده از اين ابزار ميی توانند به موقع  از تغييرات پروژه مطلع شده و تغييرات مورد نياز به منظور جبران انحرافات احتمالي از برنامه پيش بينی شده را اعمال نمايند.
در این قسمت به طور کامل به معرفی برخی از مزايای استفاده از نرم افزار MSP  اشاره خواهيم کرد:

1. مديريت کارا و موثر و زمانبندی قابل قابل اجرا در پروژه
2. امکان برنامه ريزی گام به گام پروژه
3. با استفاده از اين برنامه می توان انتظارات اوليه از پروژه ها را تعديل و به حالت منطقی و معقول و قابل اجرا رسانيد.
4. با استفاده ار اين نرم افزار می توان برنامه ريزی گام به گام انجام داد که کمک شايانی در مديرت پروژه محسوب می شود.
5. استفاده از اين نرم افزار مراحل اجرايی پروژه را برای کارفرمايان و مشتريان ملموس می نمايد.
6. قدرت به کارگيری اطلاعات موجود
7. امکان ايجاد نمودار‌‌‌ها و جدول ‌های حرفه‌ای و کارا
8. این نرم افزار به آسانی با ساير نرم‌افزار‌‌‌های مجموعه آفیس مرتبط می شود زیرا از زير مجموعه های مايکروسافت آفيس است. بنابراين امکان استفاده اطلاعات موجود در ساير برنامه ها، در اين نرم افزار به سادگی وجود دارد.
9. امکان برقراری ارتباط اثربخش اطلاعات
10. امکان تحليل و ارائه گزارش های دقيق و حرفه ای و ايجاد الگوهای مناسب براي ساير کاربران، همچنين امکان سفارشي کردن الگوهای موجود.
11. نرم افزار MSP قابليت ارائه اطلاعات در فرمت هایي مختلف را دارا می باشد. با استفاده از اين قابليت می توان اطلاعات را مطابق با نياز کاربران در فرمت های قابل درک چاپ و ارائه کرد.

با توجه به مطالبی که در این مقاله در رابطه با اهمیت استفاده از نرم افزار MSP گفته شد، به نیاز بیش از پیش این نرم افزار را در پروژه های بزرگ مدیریتی پی بردیم. امروزه در فضای رقابتی بین پیمانکاران، نقش برنامه ریزی و کنترل پروژه برای اجرای هر چه بهتر پروژه ها و نیز جلب رضایت ذی نفعان کلیدی پروژه، بیش از پیش اهمیت یافته است.