مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت کسب و کار، مقالات رایگان
مفهوم کلی ERP
مرداد
برنامهریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) که به اختصار ERP نامیده می شود، طیف وسیعی از فعالیت های مختلفی را شامل می شود که هدف آن، جمع آوری تمام داده ها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می باشد.
در برنامه ریزی منابع سازمانی ERP قرار است تمام داده ها و فرآیندهای سازمان در یک سیستم واحد جمع شود، برای رسیدن به این هدف، ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می کند.
در این نوشته قصد داریم مفهوم کلی ERP و ویژگی ها و مزایای آن را بررسی کنیم و به شما ارائه دهیم.
مفهوم کلی ERP
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP (Enterprise Resource Planning سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخش های موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد که بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخش ها را برآورده سازد.
این کار با استفاده از یک نرم افزار کامپیوتری (ERP) انجام می شود که به وسیله یک دیتابیس واحد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباط بخش های مختلف را با یکدیگر برقرار می سازد. این نرم افزار از تعدادی ماژول نرم افزاری تشکیل شده است که هر یک بخشی از وظایف موجود در شرکت را بر عهده دارند.
نرم افزار ERP شامل مؤلفه های اصلی یک نرم افزار است که اغلب با نام ماژول شناخته میشوند. در حوزه های اساسی کسب و کار، از جمله امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، مدیریت تولید و مواد، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مدیریت زنجیره تأمین تمرکز دارد. سازمان ها بر اساس بیشترین میزان اهمیت در حوزه کسب و کار خود، هرکدام از ماژول های اصلی را انتخاب کرده و از آن استفاده می کنند.
نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند که شرکت های خریدار قادر هستند تعدادی از ماژول های مورد نیاز و یا همه آن ها را نصب و به کار گیرند.
نحوه عملکرد نرم افزار ERP در سازمان ها
نرم افزارهای ERP به یک پایگاه داده رابطه ای متمرکز وابسته اند که اطلاعات کسب و کار را جمع آوری و در جداول ذخیره می کند. ذخیره سازی متمرکز داده ها به کاربران نهایی، از جمله امور مالی، فروش و سایر بخش ها، اجازه می دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل، دسترسی پیدا کنند.
به جای اینکه کارمندان در بخش های مختلف با تعداد زیادی نرم افزار گزارش های خود را مدیریت کنند، نرم افزارهای ERP امکان تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم می کنند. اطلاعات به روز شده در یک ماژول ERP، مانند CRM ،HR و امور مالی، به یک پایگاه داده مشترک و مرکزی ارسال می شود. سپس اطلاعات مناسب در پایگاه داده مرکزی با سایر ماژول ها به اشتراک گذاشته می شود.
ERP ، داده های کسب و کار را در لحظه در سرتاسر سازمان در دسترس قرار می دهد که این امر باعث می شود تا کسب و کارها به سرعت سازگار شده و به تغییرات پاسخ دهند. داده های کسب و کاری موجود در نرم افزارهای ERP امکان تصمیم گیری آگاهانه تری را در یک شرکت فراهم می کنند و همچنین می توانند داده ها را با طرف سوم و فروشندگان به اشتراک بگذارند تا کارایی در زنجیره تأمین را بهبود ببخشند.
مزایای نرم افزار ERP
ERP دو مزیت عمده به سازمان ها ارائه می کند که این مزیت ها در سیستم های سازمانی غیر یکپارچه وجود ندارند و به ترتیب زیر هستند:
- یک نگرش یکپارچه سازمانی از کسب و کار که در برگیرنده تمام فعالیت ها (وظایف سازمانی) و بخش ها است.
- یک پایگاه داده ای سازمان که تمام فعالیت های کسب و کار در آن، وارد، ضبط، پردازش، نظارت و گزارش می شود.
این نگرش یکپارچه مستلزم گسترش همکاری و هماهنگی بین بخش های مختلف است اما سازمان را در رسیدن به اهداف خود و ارتقای قابلیت پاسخگویی، توانا می سازد.
ویژگی های نرم افزار ERP
در یک جمع بندی در رابطه با این نرم افزار می توان گفت سیستم های ERP ، تنها حاصل اجتماع فرایندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نیست بلکه حداقل باید دارای چند ویژگی کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل درست مطرح شود. این ویژگی ها به شرح ذیل است:
- فراگیر بودن
- انعطاف پذیری
- شبیه سازی واقعیت
- فرا شرکتی
- بهترین روش های موجود
علاوه بر ویژگی هایی که در بالا به آن ها اشاره کردیم، می توان به ویژگی هایی دیگری از این نرم افزار از قبیل کاهش کارها، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع، محیط کاربر پسند (شامل راهنمایی online و رابط گرافیکی مناسب)، انعطاف پذیری در انطباق با قوانین کشورها (در زمینه های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات)، دسترسی آسان به اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی، اشاره کرد.
